Der Brief trotzt der Modernisierung des Alltags; entgegen eMail und Internet bleibt das Postaufkommen in Deutschland stabil. Neue Medien ersetzen ihn nicht, sondern ergänzen den Kommunikations-Mix. Physische, papiergebundene Korrespondenz steht für Seriosität, die bei formalen Anschreiben wie Verträgen und Rechnungen Priorität hat. Auch hinsichtlich der juristischen Beweiskraft ist der Brief der eMail voraus. Frankiermaschinen helfen dabei, das Postaufkommen möglichst effektiv zu verarbeiten, so dass der Versand optimiert wird und möglichst wenig Zeit in Anspruch nimmt. Neben der Freimachung über Frankiermaschinen gibt es noch die Möglichkeiten, Briefe per Freimachungsvermerk, DV-Freimachung und elektronischer Freimachung zu versenden.
Wie sich die Frankiermaschine entwickelt hat
Die verschiedenen Geräteklassen von Frankiermaschinen haben sich schon früh durch eine große Bandbreite an Funktionen ausgezeichnet. Insbesondere Faktoren wie die Verarbeitungsgeschwindigkeit oder der Grad der Automatisierung bestimmen dabei, welcher Klasse ein Gerät zugeordnet wird. Heute verarbeiten kleine Maschinen des A-Segments zum Beispiel ein Volumen von etwa 20 bis 30 Briefen pro Minute. Größere Systeme dagegen frankieren bis zu 16 000 Sendungen in der Stunde.
Ein Meilenstein in der Entwicklung der Frankiermaschine war 1923 die Markteinführung des ersten Modells mit verstellbaren Portowerten: Damit hatte der Anwender zum ersten Mal die Möglichkeit, mit einer Maschine unterschiedlich teure Sendungen zu frankieren. Noch komfortabler wurde das Frankieren mit der Erfindung der ersten Frankiermaschine mit elektronisch gespeicherten Portowerten: Diese machte es möglich, bereits voreingestellte Angaben abzurufen - das spart zum einen Zeit und verhindert zum anderen Fehler beim wiederholten Eingeben der Portowerte. Der nächste logische Schritt in dieser Richtung war die Einführung einer Frankierung über eine menügestützte Tarifauswahl: Wer nun zum Beispiel angibt, einen Standardbrief frankieren zu wollen, muss nicht mehr selbst wissen, wie viel dieser kostet - die Maschine ordnet den entsprechenden Portowert automatisch zu. Das Portoladen per Telefon beziehungsweise Modem mit Beginn der neunziger Jahre bildete einen weiteren, wichtigen Schritt in der Entwicklung der Frankiermaschinentechnologie. Über ein integriertes Modem wählt der Bediener ein Datenzentrum an und lädt sich neues Portoguthaben auf sein Gerät. Wenn er frankiert, werden die Portokosten einfach nach und nach abgezogen. Von Produktionsseite her trieb die Umstellung von Rotations- auf Digitaldruck die Entwicklung der Frankiermaschine weiter voran. Die digitale Technologie löste dabei das Rotationsverfahren immer stärker ab. Die Deutsche Post AG (DPAG) spricht in diesem Zusammenhang auch nicht mehr von "Absenderfreistempelmaschinen" (so die frühere Bezeichnung für Geräte), sondern eben von den mit digitaler Technologie ausgerüsteten "Frankiermaschinen".
Was Frankiermaschinen heute können
Weit mehr als 200 000 Frankiermaschinen sind in Deutschland bei Kunden der Deutschen Post AG in Betrieb. Die Frankiermaschine ist für die meisten Gewerbetreibenden die effizienteste Form der Freimachung. Frankiert werden darf jedes Briefprodukt der DPAG - entweder per Direktfrankierung oder per frankiertem Klebestreifen. Die Frankiermaschine wird vom Hersteller bei der Deutschen Post für den Nutzer angemeldet. Das Leistungsvolumen der gewählten Maschine bestimmt den Rationalisierungsgrad der Postbearbeitung. Die Vorteile einer Frankiermaschine sind neben der maschinellen Abwicklung aufwändiger Frankaturprozesse die korrekte Ermittlung und immer centgenaue Verfügbarkeit der Portowerte, die einen beträchtlichen Betrag im Budget der Unternehmenskommunikation ausmachen können. Und nicht zuletzt wirbt jeder Brief mit einem Firmenlogo in seiner seriösen Aufmachung für das versendende Unternehmen.
Moderne Maschinen nehmen dem Bediener nicht nur das Freimachen der Briefe ab: Sie können die Sendungen zeitgleich verschließen, nach Gewicht und Format bewerten und auf dieser Basis automatisch das richtige Porto ermitteln. Einige Hersteller bieten modular aufgebaute Systeme an, die der Anwender sich auf seine Bedürfnisse zuschneiden und aus verschiedenen Komponenten zusammenstellen kann. Eine automatische Zuführung zum Beispiel ermöglicht es dem Anwender, große Sendungsmengen in die Maschine einzulegen. Diese werden vom Stapel nach und nach abgezogen und weiterverarbeitet - das aufwändige Zuführen von Hand entfällt. Das Verschließen der Kuverts übernimmt ein integrierter Briefschließer. Und eine dynamische Waage erkennt nicht nur das Gewicht einer Sendung, sondern auch deren Format und die Dicke. Mittels dieser Angaben errechnet die Maschine automatisch den passenden Portowert und bringt ihn anschließend auf der Sendung auf.
Frankiermaschinen sind Geld druckende Systeme, die im Pre-Payment-Verfahren vom Kunden mit Portoguthaben aufgeladen werden müssen. Einige Frankiermaschinen werden noch im alten "Schaltervorgabe"-Verfahren in der Postfiliale geladen. Seit den neunziger Jahren dominiert das "Fernwertvorgabe"- Verfahren, das alle Frankiermaschinen-Hersteller unter verschiedenen Bezeichnungen anbieten. Hier wird abhängig vom Typ der Frankiermaschine unterschieden zwischen zwei Vorgehensweisen der Portoladung: Per Telefon kann der Kunde über einen Sprachcomputer oder in der Interaktion mit einem Call-Center-Agenten Porto laden. Per Modem läuft dieser interaktive Prozess weitestgehend automatisch ab. Die Hersteller der Frankiermaschinen verwalten die Abrechnungen der Kunden gegenüber der DPAG. Je nach Hersteller und Modell wird diese Dienstleistung per Abruf oder als Pauschale mit einer Gebühr berechnet. Das Porto wird im Lastschriftverfahren von der Deutschen Post eingezogen. Damit entfällt bei Fernwertvorgabesystemen nicht nur der Gang zur Postfiliale. Die Aufladung der Frankiermaschinen ist damit in der Regel auch rund um die Uhr möglich.
Wozu das Frankit-Verfahren gut ist
2004 wurde das Frankit-Verfahren eingeführt - ein neuer Standard, der die Möglichkeiten digitaler Frankiermaschinen viel effektiver ausnutzen kann. Frankit, eine eingetragene Marke der Deutsche Post AG, erhöht die Sicherheit und vereinfacht die Bedienung von Frankiersystemen. Sichtbares Zeichen für den Kunden ist der neue digitale Datamatrix-Code, der die Sendungen maschinenlesbar macht. Dieser Barcode enthält unter anderem Informationen zum verwendeten Frankiersystem sowie genaue Angaben über die betreffende Sendungsart, zum Beispiel einen Standardbrief Inland bis 20 Gramm, Portowert 0,55 Euro. Zusätzlich zum Code gibt es auch einen Klarschriftbereich, der die Angaben zu Portowert, einer ausgewählten Zusatzleistung oder das Datum enthält. Selbstverständlich bietet auch Frankit die Möglichkeit, ein kundenindividuelles Logo auf der Sendung aufzubringen. Darüber hinaus besteht für den Nutzer die Option, über einen weiteren Barcode "Briefzusatzleistungen" zu buchen. Frankit-Frankiersysteme werden grundsätzlich per Fernwertvorgabe geladen und in der Bedienung über die Auswahl der Produkte der DPAG gesteuert. Der Anwender wählt nicht mehr frei den Portobetrag der Sendung, sondern er wählt das Produkt aus, zum Beispiel einen Standardbrief Inland bis 20 Gramm. Die im System hinterlegten Portotabellen definieren dann den aktuellen Preis. Portoänderungen der Produkte der DPAG müssen nicht mehr aufwändig manuell aktualisiert werden, sondern werden ebenfalls online automatisch übertragen. Der Kunde hat immer das aktuelle Porto im System und vermeidet Fehlfrankierungen. Die gängigsten Briefprodukte lassen sich per Tastenkurzwahl individuell hinterlegen.
Mit Frankit wurde die Funktion "Premiumadress" eingeführt: Dass ein Brief nicht zustellbar ist, ist eine wertvolle Information für den Absender. Mit der Premiumadress-Lösung werden Informationen über nicht zustellbare Adressen - im Fachjargon "Redressen" - sinnvoll aufbereitet. Das bietet nicht nur die Möglichkeit, unzustellbare Briefe zurückzuliefern, sondern der Kunde beziehungsweise Absender erhält komfortable Tabellendateien, in denen sowohl die alte als auch die neue Adresse des Empfängers hinterlegt ist, sofern beide bekannt sind. Frankiermaschinen können im Rahmen der Frankit-Prozesse die Funktion "Premiumadress" abbilden. Sie sind in der Lage, einen Code auf die Briefe zu drucken, der den Leseanlagen oder auf der letzten Meile dem Postboten mitteilt, wie er mit der unzustellbaren Sendung umgehen soll. Ein Verfahren für Versender, die ihre Kundenadressen konstant in einem gut gepflegten Zustand halten wollen.
Wie eine GoGreen-Frankatur das Klima schont
Seit 2009 haben Frankiermaschinenkunden die Möglichkeit, am CO2-Einsparprogramm GoGreen der Deutschen Post AG teilzunehmen. Moderne Frankiermaschen ermöglichen es, das notwendige GoGreen-Logo parallel mit jeder Frankierung auf den Umschlag zu drucken. Das Logo wird innerhalb der Frankierzone links neben dem Werbeklischee aufgedruckt. Die CO2-Emissionen, die beim Transport einer GoGreen-Sendung entstehen, erfasst die Deutsche Post kundenindividuell. Über Emissionszertifi kate aus internen und externen Klimaschutzprojekten wird der Ausstoß dann ausgeglichen. Mit dem Abdruck zeigt der Absender sein Engagement für den Klimaschutz.
Wie Sondermodelle beim Sparen helfen
Die DPAG gewährt den Anwendern von Frankiermaschinen einen Portorabatt von einem Prozent bei einem Ladebetrag ab 200 Euro. Wenn die Briefe vor Postaufl ieferung nach bestimmten Kriterien sortiert werden, bietet die DPAG zusätzlich so genannte Teilleistungsrabatte, die bis zu 37 Prozent betragen können. Um solche Vorleistungen zu erbringen, benötigt man bei hohen Postvolumina Sortieranlagen. Diese sind jedoch häufig mit großen Investitionen verbunden.
Der Frankiermaschinenhersteller Francotyp-Postalia bietet eine preiswerte Frankiermaschine, die kombiniert ist mit einer Sortierfunktion. Dieses System erspart das zeitaufwändige manuelle Sortieren der frankierten Post. Auf Basis der übermittelten Sendungsdaten und den festgelegten Sortierkriterien (Portowert, Länge, Höhe, Dicke und Gewicht) wird die integrierte Sortiersystematik angesteuert, und die Sendungen werden in defi nierte Fächer sortiert. Während die Anlage die Sortierung nach den einzelnen Briefklassen (Standard, Kompakt etc.) vornimmt, können die sortierten Sendungen anschließend mit der serienmäßigen Funktion "Nur Nummerieren" über die Frankiermaschine fortlaufend durchnummeriert werden. Das System schafft damit ideale Voraussetzungen, um zwei wesentliche Bedingungen für die Nutzung der Teilleistungsrabatte schnell und effizient zu erfüllen.
Wie die Zukunft des Frankierens aussieht
In der Briefzustellung ist die Produktentwicklung noch nicht am Ende. Track&Trace, wählbare Laufzeiten und zeitgenaue Zustellung sind nur einige Stichworte. Moderne Frankiersysteme mit 2D-Barcode-Funktionalität rücken solche qualitativen Aspekte in den Bereich des Möglichen. Allerdings sind es vor allem logistische Herausforderungen, die gemeistert werden müssen, um den Ansprüchen des Kunden gerecht zu werden. Noch interessanter ist ein anderer Aspekt, der mit der Liberalisierung der Postmärkte einhergeht: Benutzer von Frankiermaschinen fragen sich, warum sie mit dem Gerät nicht auch die Leistungen alternativer Carrier abrechnen können. Denn da bieten sich attraktive Möglichkeiten, Porto zu sparen. Bedenken existierten bisher in erster Linie im Bereich der Sicherheit von Frankiermaschinen. Frankiersysteme als Porto druckende Geräte rechnen die Leistungen der Briefzustellung der jeweiligen (zumeist nationalen) Postgesellschaft ab. Die großen nationalen Briefzustellorganisationen fordern deshalb auch in einem strengen Zulassungsverfahren die Sicherheit der Frankiersysteme - schließlich können diese mit hohen Geldbeträgen geladen werden.
Ein Blick nach Großbritannien zeigt aber eine für den Kunden interessante Anwendung: Im Pre-Payment-Verfahren werden die Leistungen der Royal Mail - ähnlich dem in Deutschland verwendeten DPAG-Verfahren - abgerechnet. Seit 2005 ist es zusätzlich möglich, mit einer Frankiermaschine die Logistikdienstleistungen nicht nur der Royal Mail abzurechnen, sondern auch eines anderen Zustelldienstleisters, der DX Group. Und seit Anfang dieses Jahres besteht die Möglichkeit eines "Multi Carrier Accounting". Die Leistungen möglicher alternativer Carrier können in einem separaten Softwaretool im Nachgang gegen Rechnung belastet werden. Durch diese Funktion können Kunden die Leistungen mehrerer Zustellorganisationen mit einem Gerät verwalten.
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