Facts, August 2010. Mehr als ein Feature

Damit der tägliche Posteingang eines Unternehmens dem internen DMSWorkflow zur Verfügung steht, braucht es viel Arbeitsaufwand und Zeit. Darum gehen viele Firmen dazu über, die komplette Posteingangsbearbeitung in die Hände professioneller Dienstleister zu geben.

Jeden Morgen bietet sich in Unternehmen das gleiche Bild: Mitarbeiter holen die Tagespost von der Postfiliale ab und bringen sie in die Poststelle. Dort müssen die eingegangenen Briefe und Sendungen geöffnet, mit einem Eingangsstempel versehen und zugeordnet werden - bevor sie irgendwann beim zuständigen Sachbearbeiter landen. Keine Frage: Die Bearbeitung der Eingangspost bindet Ressourcen und Kapazitäten in beträchtlicher Höhe und verursacht damit unnötige Kosten. Dabei ließe sich die Prozesskette rund um das Thema Postbearbeitung durch die Digitalisierung und eindeutige Zuordnung zum Bearbeiter optimieren.

"Die Aufbereitung und Verarbeitung der Eingangspost von physischen zu elektronischen Dokumenten mindert die erforderlichen Personalkapazitäten, verkürzt interne Bearbeitungszeiten und erhöht damit die Kosteneffizienz", sagt Dr. Alexander Seyferth, Geschäftsführer der iab (internet access GmbH), eines Tochterunternehmens von Francotyp-Postalia (FP). FP bietet seit mehr als 80 Jahren Produkte und Lösungen für die Postbearbeitung an. Um sowohl die Effekte aus der Liberalisierung des Postmarktes als auch die technischen Möglichkeiten im Bereich der postalischen Dienstleistungen auszuschöpfen, hat die FP-Gruppe ihre Angebotspalette in den letzten Jahren erheblich erweitert: Neben modernen Postbearbeitungsmaschinen bietet Francotyp-Postalia als Komplettanbieter seinen Kunden darüber hinaus an, wesentliche Teile des Posteingangs elektronisch zu verarbeiten und den kompletten Posteingang in den internen DMS-Workflow einzuspeisen - und zwar über das Dienstleistungsangebot FP inboundmail der iab.

"FP inboundmail ist eine universelle Lösung zur Posteingangsbearbeitung", sagt Seyferth. "Die gesamte Eingangspost wird digitalisiert, nach individuellen Kriterien analysiert und dem Datenmanagementsystem unserer Kunden wieder zugeführt." Das Funktionsprinzip der Dienstleistung: Die Briefe werden an einem vereinbarten Ort übergeben oder beim Kunden abgeholt. Alternativ kann auch eine Eingangs-Scanstation direkt beim Kunden vor Ort eingerichtet werden. In jedem Fall steht die digital fertig aufbereitete Eingangspost danach zur Integration in DMS- oder auch ERP-Systeme wie SAP, Navision oder Oracle bereit. "Statt einer Papier- und Informationsflut spielen wir unseren Kunden die ausgelesenen und konfektionierten Daten direkt in ihr Datenmanagementsystem ein. Parallel können sie auf Wunsch ein optisch kontrollierbares TIFF-Dokument erhalten, und zwar direkt am Arbeitsplatzrechner", erläutert Seyferth den Nutzen von FP inboundmail für den Anwender.

Rechnungsdaten auswerten

Vor allem der Eingangsrechnungs-Workflow lasse sich dadurch erheblich optimieren, wie Seyferth erläutert: "Die Rechnungsdaten werden bis auf Positionsebene komplett ausgewertet und liegen dem jeweiligen Buchungssystem bereits 24 Stunden nach Eingang in dem gewünschten Format und in digitaler und verschlüsselter Form vor. Dadurch lassen sich Skonti oder andere Zahlungsrabatte in Anspruch nehmen, was letztlich die Zahlungsbilanz eines Unternehmens verbessert." Die Eingangsrechnungen gehen dabei entweder über ein Aktionspostfach direkt an das Belegerfassungszentrum von iab oder der Anwender selbst übernimmt die Digitalisierung mittels geeigneter Scanner. In jedem Fall gelangen die Daten anschließend auf verschlüsseltem, elektronischen Weg direkt vom Scanner ins Datenverarbeitungszentrum der iab in Berlin-Adlershof. Dort erfolgt die eigentliche Verarbeitung.

Auch für die Bearbeitung personalisierter Standardaussendungen eigne sich die inboundmail-Lösung, etwa für Rückläufer von Standardaussendungen wie Zählerstandsabfragen, Gewinnspielaktionen, Wahlunterlagen, Umfragen oder anderen Responselementen. "Diese Unterlagen werden von uns so versendet, dass sich der Rücklauf problemlos verarbeiten lässt", sagt Seyferth. "Die Sendungen werden in der Regel an ein zentrales Aktionspostfach zurückgeschickt. Wir übernehmen die Verarbeitung, Aufbereitung und stellen dem Kunden den fertigen Datensatz zur Verfügung." Dazu werden die zu erfassenden Responsekarten mittels einer Aktionspostleitzahl direkt zum Beleglese-Center geroutet. Dort sind Hard- und Software an die spezifischen Erfordernisse der Responsekarten angepasst. Nach dem Scannen der Responsebelege werden diese Felder elektronisch erkannt und falls nötig nachbearbeitet. Auf Wunsch stellt iab auch temporäre oder kumulierte Auswertungen bereit.

Die Königsdisziplin

Die "Königsdisziplin" in der Erkennung und Analyse von Briefsendungen liege, so Seyferth, allerdings im Bereich der Mischpost, auch "Freeforms" genannt. Diese Anwendung ermöglicht es mittels einer vollständigen Seitentexterkennung, Briefe anhand von Schlagwörtern im Fließtext zu rastern und nach Kundenwunsch zu differenzieren. "Enthält ein Brieftext das Wort ‚Reklamation' oder ‚Mangel', wird dieses Dokument einem Sachbearbeiter er Reklamationsabteilung bereitgestellt oder in das Dokumentenmanagementsystem übergeben", erläutert Seyferth an einem Beispiel. "Reklamationen lassen sich dadurch erheblich schneller bearbeiten, was letztlich dem Beziehungsmanagement zum Kunden zugutekommt."

Da das Scannen und Verarbeiten der eingehenden Dokumente den Umgang mit einer Vielzahl unternehmenskritischer Informationen einschließt, hat das Thema Datensicherheit eine entsprechend große Bedeutung. "Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist für uns selbstverständlich. Deshalb vertrauen uns zum Beispiel große Banken, Energieversorger und Krankenkassen seit Jahren ihre sensibelsten Kundendaten zur Verarbeitung an", sagt Seyferth. "Zudem sind unsere Mitarbeiter dem Briefgeheimnis verpflichtet und unterliegen hier besonders scharfen rechtlichen Prüfkriterien." Zwei Wochen nach Erhalt und Bearbeitung der an die iab übergebenen Daten erfolgt deren Vernichtung - sofern der Kunden selbst nicht eine andere Regelung wünscht, wie zum Beispiel die Archivierung der verwendeten Datensätze. "Eine hundertprozentige Qualität ist eben kein Feature, sondern Bedingung für die Verarbeitung von sensiblen Daten unserer Kunden."