Entsprechenserklärung 

Entsprechenserklärung des Vorstands und des Aufsichtsrats der Francotyp-Postalia Holding AG zum Deutschen Corporate Governance Kodex nach
§ 161 Aktiengesetz (AktG)

Vorstand und Aufsichtsrat der Francotyp-Postalia Holding AG erklären gemäß § 161 AktG, dass die Gesellschaft seit der letzten Abgabe der Entsprechenserklärung am 17. Januar 2020 den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) in der Fassung vom 7. Februar 2017 („DCGK 2017“) für den Zeitraum bis zum Inkrafttreten des DCGK 2020 am 20. März 2020 mit Ausnahme der nachfolgend unter Ziffer 1 dargelegten Abweichungen entsprochen hat und den Empfehlungen des DCGK in der Fassung vom 16. Dezember 2019 („DCGK 2020“) seit dem Inkrafttreten am 20. März 2020 mit Ausnahme der nachfolgend unter Ziffer 2 dargelegten Abweichungen entsprochen hat und zukünftig entsprechen wird.

1. Im Zeitraum seit Abgabe der letzten Entsprechenserklärung am 17. Januar 2020 bis zum Inkrafttreten des DCGK 2020 am 20. März 2020 wurde folgenden Empfehlungen des DCGK 2017 nicht entsprochen:

- Nach Ziffer 3.8 Abs. 3 des DCGK 2017 soll in einer D&O-Versicherung für den Aufsichtsrat ein Selbstbehalt vereinbart werden.

Für den Aufsichtsrat wurde eine D&O-Versicherung abgeschlossen. Bei dieser Versicherung ist kein Selbstbehalt für die Mitglieder des Aufsichtsrats vorgesehen.

- Nach Ziffer 5.3.1, 5.3.2 und 5.3.3 des DCGK 2017 soll der Aufsichtsrat verschiedene Ausschüsse bilden.

Solange der Aufsichtsrat aus drei Personen besteht, werden keine Ausschüsse gebildet, da die Besetzung der Gremien gleich der Besetzung des Aufsichtsrats wäre. Dies gilt insbesondere für die Aufgaben eines Prüfungs- sowie eines Nominierungsausschusses. Auch deren Aufgaben werden vom Aufsichtsrat in seiner Gesamtheit wahrgenommen.

- Nach Ziffer 5.4.1 Abs. 2 des DCGK 2017 soll der Aufsichtsrat eine Altersgrenze für seine Mitglieder und eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat festlegen.

Eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer für Aufsichtsratsmitglieder ist nicht festgelegt. Angesichts der in Ziffer 5.4.1 Satz 1 des Kodex geforderten Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen erscheint die Festlegung einer Zugehörigkeitsdauer bislang nicht als sinnvoll.

Grundsätzlich sieht die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats eine Altersgrenze bei der Benennung von Wahlvorschlägen für die Mitglieder des Aufsichtsrats vor. Das Aufsichtsratsmandat soll demzufolge spätestens mit Ablauf der Hauptversammlung enden, die auf die Vollendung des 70. Lebensjahres folgt. Im Hinblick auf die Anforderungen an die Zusammensetzung des Aufsichtsrats und im Sinne der Kontinuität wurde vorerst von dieser Empfehlung abgewichen.

- Nach Ziffer 7.1.2. des DCGK 2017 sollen der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende sowie die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sein.

Der Konzernabschluss wurde aufgrund der Beeinträchtigungen durch die COVID-19-Pandemie innerhalb von fünf Monaten nach Geschäftsjahresende öffentlich zugänglich gemacht. Aus demselben Grund wurde der Halbjahresfinanzbericht binnen drei Monaten nach Ende des Berichtzeitraums veröffentlicht.

2. Im Zeitraum seit Inkrafttreten des DCGK 2020 am 20. März 2020 bis zum Datum dieser Erklärung hat die Gesellschaft folgenden Empfehlungen des DCGK 2020 nicht entsprochen und wird diesen künftig nicht entsprechen:

A.1: Berücksichtigung von Diversität bei der Besetzung von Führungspositionen

Durch entsprechende gesellschaftsinterne Richtlinien ist sichergestellt, dass die Besetzung von Führungspositionen diskriminierungsfrei erfolgt. Bei der Besetzung der Führungspositionen wird jedoch nicht gezielt auf Diversität geachtet.

B.1: Berücksichtigung von Diversität bei der Zusammensetzung des Vorstands

Der Aufsichtsrat würde ein weibliches oder diverses Vorstandsmitglied begrüßen und bei gleicher Eignung vorrangig einstellen. Das Geschlecht und Diversität sind aus Sicht des Aufsichtsrats jedoch keine dominanten Auswahlkriterien für Vorstandsmitglieder. Konsequenterweise erlegt sich FP eine Zielgröße von 0% auf.

B.2: Der Aufsichtsrat soll gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung sorgen.

Eine langfristige Nachfolgeplanung liegt derzeit nicht vor. Angesichts der Altersstruktur der Mitglieder des Vorstands wird hierfür kein Bedarf gesehen.

B.3: Die Erstbestellung von Vorstandsmitgliedern soll für längstens drei Jahre erfolgen.

Im Geschäftsjahr 2020 hat der Aufsichtsrat Herrn Carsten Lind zum neuen Mitglied des Vorstands und zum neuen Vorsitzenden des Vorstands bestellt.

FP strebt grundsätzlich an, neue Vorstandsmitglieder initial für nicht mehr als drei Jahre zu bestellen. In den Verhandlungen mit einem Wunschkandidaten, der eine unbefristete Stelle für FP aufgibt, legt der Aufsichtsrat jedoch – gerade mit Blick auf einen möglicherweise langen Verbleib im Unternehmen – einen höheren Wert darauf, einen angemessenen Vergütungsrahmen nicht zu überschreiten, als darauf, das Mitglied für nur drei Jahre zu bestellen.

D.2: Ausschüsse des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat besteht aus drei Mitgliedern, die Vertreter der Anteilseigner sind. In dieser Konstellation wurden keine Ausschüsse gebildet. Insoweit die Empfehlungen D.3 (Einrichtung eines Prüfungsausschusses), D.4 (Anforderungen an den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses), D.5 (Nominierungsausschuss) und D.11 (Beurteilung der Qualität der Abschlussprüfung durch den Prüfungsausschuss) die Bildung von Ausschüssen fordern, wurde dem folglich nicht entsprochen. Die in diesen Empfehlungen an die Ausschüsse gestellten Anforderungen werden jedoch durch den Aufsichtsrat als Ganzem eingehalten.

F.2: Der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht sollen binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen sollen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sein.

Der Konzernabschluss wird aufgrund des umfangreichen Konsolidierungsaufwandes innerhalb von vier Monaten nach Geschäftsjahresende erstellt. Der Halbjahresfinanzbericht wird ebenfalls aufgrund des hohen Konsolidierungsaufwandes entsprechend der Börsenordnung und dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Ende des Berichtzeitraums veröffentlicht.

G.1: G.I: Vergütung des Vorstands

Der DCGK 2020 enthält in Abschnitt G.I. neue Empfehlungen zur Vergütung des Vorstands. Folgenden dieser Empfehlungen entspricht das aktuelle Vorstandsvergütungssystem nicht vollumfänglich: G.1 (Festlegung des Vergütungssystems), G.3 (Vergleichsgruppe anderer Unternehmen), G.6 (Verhältnis zwischen kurzfristigen und langfristigen Zielen), G.10 (Anlegung der Vergütungsbestandteile in Aktien), G.11 (Möglichkeit des Einbehalts und der Rückforderung variabler Vergütungskomponenten), und G13 (Festlegung eines Abfindungs-Cap und Anrechnung der Abfindungszahlung auf die Karenzentschädigung). Aufsichtsrat und Vorstand werden daher der ordentlichen Hauptversammlung, die über das Geschäftsjahr 2020 entscheidet, eine Änderung und Anpassung des Vergütungssystems unter Berücksichtigung der geänderten Empfehlungen des DCGK 2020 vorschlagen.

Berlin, 17. Januar 2021

Für den Vorstand

Carsten Lind                                               Patricius de Gruyter

Vorstandsvorsitzender

Für den Aufsichtsrat

Dr. Alexander Granderath

Vorsitzender des Aufsichtsrats