Entsprechenserklärung

Gemäß § 161 Aktiengesetz erklären Vorstand und Aufsichtsrat der Francotyp-Postalia Holding AG mit der Entsprechenserklärung, welchen Empfehlungen des vom Bundes-ministerium der Justiz im amtlichen Teil des elektronischen Bundesanzeigers bekannt gegebenen „Deutschen Corporate Governance Kodex“ in der Fassung vom 7. Februar 2017 entsprochen wurde und zukünftig entsprochen wird, mit den folgenden Abweichungen:

Für den Aufsichtsrat wurde eine D&O-Versicherung abgeschlossen. Bei dieser Versicherung ist kein Selbstbehalt für die Mitglieder des Aufsichtsrats vorgesehen.

- Nach Ziffer 4.1.3. soll der Vorstand für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Er soll für angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen (Compliance Management System) sorgen und deren Grundzüge offenlegen. Beschäftigten soll auf geeignete Weise die Möglichkeit eingeräumt werden, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben; auch Dritten sollte diese Möglichkeit eingeräumt werden.

Der Vorstand sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin. Zu diesem Zweck ist ein Compliance Management System eingerichtet und offengelegt. Beschäftigte und Dritte haben die Möglichkeit, Fehlverhalten im Unternehmen zu melden. Aufgrund des organisatorischen Aufwands wurde in der Vergangenheit auf ein System verzichtet, das die Möglichkeit einräumt, geschützt Hinweise zu geben (Whistleblower-System). Die Einrichtung eines anonymen Hinweisgebersystems wird aktuell erneut geprüft, eine Einführung ist geplant.

- Nach Ziffer 5.3.1, 5.3.2 und 5.3.3 des Kodex soll der Aufsichtsrat verschiedene Ausschüsse bilden.

Solange der Aufsichtsrat aus drei Personen besteht, werden keine Ausschüsse gebildet, da die Besetzung der Gremien gleich der Besetzung des Aufsichtsrats wäre. Dies gilt insbesondere für die Aufgaben eines Prüfungs- sowie eines Nominierungsausschusses. Auch deren Aufgaben werden vom Aufsichtsrat in seiner Gesamtheit wahrgenommen.

- Nach Ziffer 5.4.1 Abs. 2 des Kodex soll der Aufsichtsrat eine Altersgrenze für seine Mitglieder und eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat festlegen.

Eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer für Aufsichtsratsmitglieder ist nicht festgelegt. Angesichts der in Ziffer 5.4.1 Satz 1 des Kodex geforderten Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen erscheint die Festlegung einer Zugehörigkeitsdauer bislang nicht als sinnvoll.

Grundsätzlich sieht die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats eine Altersgrenze bei der Benennung von Wahlvorschlägen für die Mitglieder des Aufsichtsrats vor. Das Aufsichtsratsmandat soll demzufolge spätestens mit Ablauf der Hauptversammlung enden, die auf die Vollendung des 70. Lebensjahres folgt. Im Hinblick auf diese Anforderungen an die Zusammensetzung des Aufsichtsrats und im Sinne der Kontinuität wurde vorerst von dieser Empfehlung abgewichen.

- Nach Ziffer 7.1.2. sollen der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen sollen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sein.

Der Konzernabschluss wird aufgrund des umfangreichen Konsolidierungsaufwandes innerhalb von vier Monaten nach Geschäftsjahresende erstellt. Der Halbjahresfinanzbericht wird ebenfalls aufgrund des hohen Konsolidierungsaufwandes entsprechend der Börsenordnung und dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Ende des Berichtzeitraums veröffentlicht.

Berlin, 17. Januar 2020

Klaus Röhrig

Vorsitzender des Aufsichtsrats

Vorstand

Rüdiger Andreas Günther                   Patricius de Gruyter                     Sven Meise

Vorstandsvorsitzender