FP feiert wieder Premiere: Zertifizierung für Mobile-App aus der Wiege gehoben

Die Kooperation zwischen Francotyp-Postalia (FP) und dem Start-up 2KS Cloud Services ist von Erfolg gekrönt: Die Mobile App trebono hat eine BSI-Zertifi zierung erlangt. Erstmals ist ein zertifi ziertes Scan-Verfahren über mobile Endgeräte und Cloud-Systeme rechtssicher. Für FP der Auftakt zu weiteren Beratungen im Bereich der App-Zertifi zierung.


„Die Zusammenarbeit war einfach hervorragend. Für uns als Start-up ist die Zertifizierung ein riesiger Erfolg und macht einen entscheidenden Unterschied im Angebot an unsere Kunden“

Jörg Klingler, Gründer des Start-ups 2KS Cloud Services


Wie alles begann: Auf der CeBIT 2018 trafen zwei Profis aufeinander. Jörg Klingler, Gründer des Start-ups 2KS Cloud Services, war auf der Suche nach Unterstützung im Zertifizierungsprozess für seine neue Mobile-App trebono. Hinter der App für Mitarbeiter Bonus und Bindung Programme steht eine Cloud-Plattform zur rechtssicheren Dokumentation und Abrechnung zusätzlicher steuer- und abgabenfreier Lohnbestandteile. „Wir waren schon recht desillusioniert. Nach Gesprächen mit insgesamt acht Anbietern und Beratungsfirmen auf der CeBIT mussten wir einsehen, dass keiner von ihnen auch nur annähernd unsere Anforderungen und Fragen verstanden hatte“, erinnert sich Klingler. „Dann kamen wir zum Messe-Stand von Francotyp-Postalia. Nach wenigen Minuten war klar: Die wissen, was wir wollen und brauchen – und sie haben die passenden Antworten“. 

Eine kleine Sensation: Rechtssicheres Erfassen von Belegen mit mobilen Geräten 

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FP, Experte für sicheres Mail-Business und sichere digitale Kommunikationsprozesse, hatte schnell verstanden: Für die mit der trebono-App gescannten Dokumente sollte künftig die strenge technische Richtlinie zum rechtssicheren ersetzenden Scannen (kurz: TR-RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gelten, damit Dokumente, wie etwa Kaufbelege, mit Hilfe der App juristisch einwandfrei beweisbar eingescannt und digital gespeichert werden können. Ein großer Vorteil dabei: TR-RESISCAN-konform gescannte und archivierte Belege müssen nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Was unspektakulär klingt, sollte eine kleine Sensation werden: Rechtssicheres Erfassen von Belegen mit mobilen Geräten hatte es bisher noch nie gegeben.

„Wir haben gleich im ersten Gespräch auf der Messe eine Hashwert-Bildung in der App angeregt, die dann später in der Cloud verglichen werden kann und so die Unveränderlichkeit des Belegscans sicherstellt“, erinnert sich Ina Gellner, zuständig für Partnermanagement und Consulting bei der FP Mentana-Claimsoft, einer hundertprozentigen Tochter der Francotyp-Postalia (FP). Klingler konnte sein Glück kaum fassen: Ein geeigneter Partner war doch noch gefunden, der Auftakt zum gemeinsamen Pilotprojekt gemacht. „Wir von 2KS Cloud Services haben als Anbieter einer Cloud-Plattform die Architektur, Mobile App und erste Cloud Anwendung geliefert. FP hat die Signatur- und Verifikation Software und jede Menge Wissen zu den Anforderungen und Prozessen im Zertifizierungsverfahren sowie gute Kontakte zum BSI eingebracht“, so Klingler. Da Francotyp-Postalia in gutem Kontakt zu entscheidenden Stellen im BSI steht, fanden schnell Gespräche mit den Verantwortlichen des Bundesamts statt. Das Ziel: Zu klären, ob und unter welchen Umständen eine Zertifizierung der App in Erwägung gezogen werden kann. „Die Bereitschaft im Bundesamt war groß, sich unter hohen Auflagen auch den neuen Medien zu öffnen – wir mussten nur die überzeugende Lösung liefern“, erklärt Gellner.

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Digital gespeicherte Dokumente besitzen denselben Beweiswert wie Originalunterlagen

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Diese Lösung hat FP gefunden: Der Scanprozess trebono Cloud Services bietet seinen Nutzern nun das zertifizierte Verfahren für das ersetzende Scannen an. Ein eingescannter Beleg wird in der App mit einer Prüfsumme versehen und an die Cloud geschickt. In einem vorher auswählbaren Prozess kann der Beleg zur erweiterten Integritätssicherung zusätzlich elektronisch signiert werden (AutoSigner). Bei beiden Methoden wird der Beleg anhand der Prüfsumme auf Veränderungen überprüft und erst danach der Archivierung und Weiterverarbeitung zugeführt. Mit der App ist von der Aufnahme mit dem Smartphone/Tablet bis zur endgültigen Speicherung in der Cloud keine Manipulation der Belege möglich, die digital gespeicherten Dokumente besitzen denselben Beweiswert wie Originalunterlagen.


Erfolg in Rekordgeschwindigkeit: Ein gutes halbes Jahr nach dem ersten Kontakt der beiden IT-Experten auf der CeBIT war die BSI-Zertifizierung der App trebono entschieden. „Die Zusammenarbeit war einfach hervorragend. Für uns als Start-up ist die Zertifizierung ein riesiger Erfolg und macht einen entscheidenden Unterschied im Angebot an unsere Kunden“, freut sich Klingler. Für FP selbst war das Pilotprojekt der Auftakt für weitere Kooperationen in der App-Zertifizierung. „Papierform war gestern. Ab sofort können Unternehmen, Krankenkassen und Behörden ihre Belege per App scannen und rein digital verwahren. Unser Ziel ist es, weitere Unternehmen bei der Freigabe des Verfahrens zu unterstützen“, so Stephan Vanberg, Geschäftsführer von FP Mentana-Claimsoft.

Mehr zu Trebono finden Sie hier auf der Website oder hier auf dem YouTube Kanal.