Digitale Verwaltung: der Landkreis Hildesheim als Vorreiter

DIE ANFORDERUNGEN AN SICHERE DIGITALE KOMMUNIKATIONSPROZESSE IN DER VERWALTUNG STEIGEN: SEIT DEM 1. JANUAR 2018 VERPFL ICHTET DIE ELEKTRONISCHER-RECHTSVERKEHR-VERORDNUNG BEHÖRDEN DAZU, EINEN SICHEREN ÜBERMITTLUNGSWEG FÜR DIE ZUSTELLUNG ELEKTRONISCHER DOKUMENTE ZU NUTZEN. DER LANDKREIS HILDESHEIM SETZT BEI DEM THEMA SEIT JAHREN ERFOLGREICH AUF DIE ZUSAMMENARBEIT MIT DER FP MENTANA-CLAIMSOFT GMBH.

  • Created with Sketch. Mitarbeiter : 1.200
  • Created with Sketch. Lösungen: De-Mail und beBPo
  • Created with Sketch. Kunde seit: 2011

„Mit der Anbindung ans beBPo sparen wir nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch Porto und Papier. Und wir können unsere Mitarbeiter effizienter einsetzen.“

Iris Frohns, zuständig für die Informations- und Kommunikationstechnik beim Landkreis Hildesheim


Von der Kfz-Zulassung über den öffentlichen Nahverkehr bis zur Jugendhilfe – der Landkreis Hildesheim ist für die kommunale Verwaltung des gleichnamigen Landkreises zuständig. Im Süden Niedersachsens gelegen, ist er mit rund 1.200 Mitarbeitern ein wichtiger Arbeitgeber in der Region: „Unser Aufgabenbereich wächst und damit auch die Zahl unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, erzählt Sabine Levonen, verantwortlich für die Presse- und Öff entlichkeitsarbeit. Immer wenn es um sichere digitale Kommunikationsprozesse geht, setzt der Landkreis Hildesheim seit 2011 auf die Zusammenarbeit mit der FP Mentana-Claimsoft GmbH, einer hundertprozentigen Tochter der Francotyp-Postalia (FP).


„Wir wollten 2011 für einen verbindlichen, vertraulichen und rechtssicheren Versand unserer elektronischen Dokumente sorgen und De-Mail in unser Mailprogramm integrieren. FP Mentana-Claimsoft war damals der erste zertifizierte De-Mail-Anbieter und arbeitete mit dem uns schon vertrauten Partner Optimal Systems zusammen“, erinnert sich Iris Frohns, zuständig für Informations- und Kommunikationstechnik beim Landkreis Hildesheim. Die Entscheidung zur Zusammenarbeit sei deshalb leichtgefallen. Die Vorteile von De-Mail lagen auf der Hand: die Verbindung zwischen der Schnelligkeit einer E-Mail, der Sicherheit eines Briefes und der Nachweisbarkeit eines Einschreibens. Der Experte für rechtssichere Kommunikation implementierte das Mentana-Gateway in die existierende interne E-Mail-Infrastruktur des Landkreises und sorgte für die Anbindung an das De-Mail-System.

Das Mentana-Gateway bietet einfache Anbindung an De-Mail, EGVP und beBPo

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Der 1. Januar 2018 sorgte für neuen Handlungsbedarf. Damals trat eine neue Regelung in der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) in Kraft: Behörden sowie Körperschaften oder Anstalten des öff entlichen Rechts sind seither dazu verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu nutzen. „Für die elektronische Kommunikation mit Gerichten sieht das Gesetz unter anderem das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) vor“, erklärt Habib Bejaoui, Account Manager bei der FP Mentana-Claimsoft. Die Justiz empfiehlt die Verwendung des beBPo, da es alle fachlichen Anforderungen abbildet und auf die Anbringung von qualifi zierten elektronischen Signaturen verzichtet werden kann. Die FP Mentana-Claimsoft GmbH ist der einzige vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik akkreditierte Dienstanbieter für De-Mail, der mit seinem Mentana-Gateway auch gleichzeitig die Anbindung an EGVP- und beBPo-Postfächer bietet. Der Landkreis Hildesheim wartete nicht lange mit der Beauftragung: „Es war uns wichtig, die neuen Anforderungen schnell zu erfüllen und das Elektronische Gerichtsund Verwaltungspostfach EGVP galt nicht mehr als sicher“, erklärt Frohns. Sicherheit spiele gerade bei der Kommunikation mit Gerichten, der Ausländerbehörde, dem Verfassungsschutz oder dem Vollstreckungsbereich eine wichtige Rolle, erläutert die IT-Verantwortliche. „Wir sind deshalb der Verpflichtung, einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu nutzen, mit der erneuten Beauftragung unseres Partners schnell und zuverlässig nachgekommen.“

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Die Anbindung ans beBPo war unkompliziert. „Unsere Mitarbeiter müssen dafür nicht vor Ort sein, wir machen das per Remote Desktop und in Kooperation mit dem Netzwerkadministrator des Kunden“, erläutert Bejaoui. Alle für das beBPo erforderlichen Komponenten seien Teil der vorhandenen Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP), das sich für den elektronischen Rechtsverkehr seit 2004 bewährt hat. „Auch aus Nutzersicht ändert sich nichts“, so Bejaoui. „Ein Plug-in für den Mail-Client visualisiert die EGVP-, beBPo- oder De-Mail-Funktionalität und unterstützt die Benutzer bei der Kommunikation.“

Effizienz steigern, Zeit und Kosten sparen

Gerade im Vergleich zu der postalischen Zustellung von Dokumenten sieht Frohns zahlreiche Vorteile: „Wenn wir ein Dokument mit beBPo versenden, kann der Vorgang innerhalb eines Tages erledigt werden“, erklärt sie. Postalisch dauere derselbe Vorgang auch mal bis zu fünf Tage. „Mit der Anbindung ans beBPo sparen wir nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch Porto und Papier. Und wir können unsere Mitarbeiter effizienter einsetzen.“ Ob weitere Schritte in der Zusammenarbeit geplant sind? „Sobald es neuen Bedarf gibt!“, sagt die IT-Spezialistin. „FP Mentana-Claimsoft ist ein zuverlässiger Partner im Digitalisierungsprozess und denkt immer auch einen Schritt weiter.“

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