Zwei Experten für sensible Daten

Die Arbeitsgemeinschaft DMP-Datenstelle Bayern GbR (DSiE) arbeitet mit hochsensiblen Daten. In der rechtssicheren Digitalisierung und Langzeitarchivierung setzt die DSiE seit Jahren erfolgreich auf die Zusammenarbeit mit Francotyp-Postalia.

  • Created with Sketch. Lösungen: AutoSigner, AutoVerifier, HashSafe
  • Created with Sketch. Kunde seit: 2014

„Nahezu alle gesetzlichen Krankenkassen arbeiten mit uns zusammen. In Bayern verarbeiten wir im Jahr 3,7 Millionen Dokumentationen und 170.000 Teilnahmeerklärungen.“

Markus Haas, stellvertretender Leiter DSiE Bayern

Die Arbeitsgemeinschaft DMP-Datenstelle Bayern GbR (DSiE) arbeitet mit hochsensiblen Daten: 9.300 Ärzte und eine Million Versicherte vertrauen dem Unternehmen detaillierte Informationen zur Behandlung chronischer Erkrankungen an. In der rechtssicheren Digitalisierung und Langzeitarchivierung setzt die DSiE seit Jahren erfolgreich auf die Zusammenarbeit mit Francotyp-Postalia (FP), dem Experten für sicheres Mail-Business und sichere digitale Kommunikationsprozesse.

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Über 3 Millionen hochsensible Daten im Jahr

Wenn ein Patient die Diagnose Diabetes oder COPD hört, ist der Schreck erst einmal groß. In diesem Fall ist er besonders auf eines angewiesen: eine optimal funktionierende ärztliche Infrastruktur und engmaschige Betreuung. Um beides zu gewährleisten, wurde in Deutschland im Jahr 2002 das Disease-Management-Programm (DMP) eingeführt, ein zentral organisiertes Behandlungsprogramm für chronisch kranke Menschen. Mit seiner Hilfe sollen Patienten vor Folgeerkrankungen bewahrt, die Arbeit der beteiligten Ärzte und Krankenhäuser optimal koordiniert und so langfristig auch die Kosten der Krankenkassen gesenkt werden. Zwanzig Prozent der Deutschen leiden an chronischen Erkrankungen und sind auf eine kontinuierliche ärztliche Behandlung mit medikamentöser Therapie angewiesen – der Bedarf ist also groß. Für den Patienten bedeutet die Aufnahme ins DMP-Programm ganz konkret: Er füllt gemeinsam mit seinem Arzt eine Teilnahmeerklärung aus, der ergänzend eine elektronische Erstdokumentation erstellt. Um die Qualität der Behandlungsprogramme sicherzustellen, füllt der Arzt im Patientengespräch auch im Laufe des Programms regelmäßig weitere Dokumentationsbögen aus. Diese Unterlagen werden zum Teil in Papierform, zum Teil elektronisch an eine Datenstelle weitergeleitet, archiviert und an die jeweilige Krankenkasse des Patienten gesendet.

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Hier kommt die Arbeitsgemeinschaft DMP-Datenstelle Bayern GbR (DSiE) zum Einsatz: 2005 gegründet, fungiert die DSiE in Bayern als Schnittstelle zwischen Ärzten und Krankenkassen. Das bei der DSiE eingehende Datenvolumen ist groß: „Wir betreuen insgesamt 9.300 DMP-Ärzte, und etwa eine Million teilnehmende gesetzlich Versicherte sind in Bayern in ein DMP eingeschrieben“, erklärt Markus Haas. Der Leiter Organisation ist seit 2013 bei der DSiE und kennt die Anforderungen der Krankenkassen und die Bedürfnisse der Ärzte aus dem Effeff : „Nahezu alle gesetzlichen Krankenkassen arbeiten mit uns zusammen. In Bayern verarbeiten wir im Jahr 3,7 Millionen Dokumentationen und 170.000 Teilnahmeerklärungen.“ Sein Team prüft die eingehenden ärztlichen Unterlagen auf Vollständigkeit, Plausibilität und fristgerechte Übermittlung. 6.000 fehlerhafte Teilnahmeerklärungen werden im Schnitt an die Ärzte zurückgesendet und es wird um Korrektur gebeten. Eine große logistische Meisterleistung, denn die gesammelten Daten sind hochsensibel, ihr Schutz hat höchste Priorität.

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Die DSiE setzt auf einen erfahrenen Partner für die qualifi zierte elektronische Signatur: FP Mentana-Claimsoft


2013 entschied sich die DSiE für die Einführung einer elektronischen Signatur und revisionssicheren Archivierung. Man hatte sich schon intensiv mit dem Thema befasst, dann forderte auch die Aufsichtsbehörde der Krankenkassen die Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur. „Für uns stand bei diesem Thema Rechtssicherheit bei der Archivierung an erster Stelle, denn ein verlorenes Original muss von uns wiederbeschafft werden können und die Echt- und Unversehrtheit der gespeicherten Dokumente bei einer Prüfung durch Krankenkassen oder Aufsichtsbehörden nachweisbar sein“, so Haas. Deshalb suchte er einen erfahrenen Partner, dessen Lösung alle gesetzlichen Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen und rechtssichere Archivierung erfüllt.

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Die DSiE entschied sich für die Zusammenarbeit mit der FP Mentana-Claimsoft, einer hundertprozentigen Tochter des weltweit tätigen FP Konzerns. „Wir haben recherchiert und uns Angebote eingeholt und mit verschiedenen Dienstleistern gesprochen“, so Haas. Die umfassende und sehr kompetente Beratung der FP Mentana-Claimsoft habe ihn und sein Team überzeugt – wie das gesamte Lösungspaket. „Man zeigte sich dort auch in der Zusammenarbeit mit dem Scandienstleister ABBYY als sehr flexibel, das klappte gleich wie am Schnürchen“, erinnert sich Haas. Neben der OCR-Lösung ABBYY sind nun die Signaturlösung Auto-Signer, die Verifizierungslösung AutoVerifier und die Langzeitarchivierungslösung Hash-Safe bei der DSiE im Einsatz, sie sorgen für eine rechtssichere Langzeitarchivierung. Sie werden beim Eingang der Teilnahmeerklärung gebraucht, die gescannt, vom Scanmitarbeiter mit einer persönlichen Massensignaturkarte nach BVA-Leitlinie signiert, automatisch erkannt, gespeichert und an die jeweilige Krankenkasse weitergeleitet wird.

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Und auch die technischen Hintergründe sind interessant: Die Lösung AutoSigner ermöglicht es, PDFs und andere Dokumente automatisch „on the fly“ oder im Batchbetrieb zu verarbeiten. Einiges passiert dabei ganz automatisch: Die Signatur wird auf dem Weg ins Archivsystem mit der persönlichen Massensignaturkarte des Scanmitarbeiters automatisiert erstellt. Die signierten Dokumente müssen dann vor dem Eingang ins Archiv noch verifiziert werden – hier kommt der AutoVerifier mit OCSP-Prüfung zum Einsatz: Es wird ein Verifikationsprotokoll erstellt, abgespeichert und im Beweisfall übermittelt. Da signierte Dokumente mit der Zeit jedoch ihre Beweiskraftverlieren können, gilt es nun, auch für die sichere Langzeitarchivierung zu sorgen. Hierzu hat der Berliner Digitalisierungsspezialist wiederum den HashSafe entwickelt. Bei Ablauf der Sicherheits- oder Beweiseignung berechnet der HashSafe alle notwendigen Hashwerte/Algorithmen neu und sichert sie mit einem mit neuer Gültigkeit versehenen qualifizierten Zeitstempel pro Archiv-Jahr. So ist für jedes Dokument eine Beweiskette hergestellt, die im Bedarfsfall ausgelesen werden kann.

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„Wir freuen uns, dass wir die DSiE im rechtssicheren Archivierungs- und Scanprozess begleiten können. Gerade im Spannungsbogen zwischen der Leitlinie‚ Elektronische Kommunikation und Langzeitspeicherung elektronischer Daten‘der Prüfdienste des Bundes und der Länder (BVA-Leitlinie) und der TR-ESOR liegt unsere Expertise. Die Vorteile des ersetzenden Scannens und der Signatur, gute Beratung und Workflow-unterstützende Implementierung machen hier den Unterschied“, erklärt Stephan Vanberg, FP Geschäftsführer.


Bei allem Vertrauen in den neuen Partner ist Markus Haas vor der Umsetzung trotzdem auf Nummer sicher gegangen. „Wir haben das FP Konzept mit dem Bundesversicherungsamt besprochen und gefragt, ob das in Ordnung sei. Wenn man in einem derartig sensiblen Bereich arbeitet, will man keine Fehler machen, denn das kann teuer werden“, erklärt er. Die Antwort kam postwendend: Alles okay – Konzept und Lösungen sind einwandfrei. Der Weg war frei für eine langfristige Zusammenarbeit. „Das hat sich gelohnt – wir sind sehr zufrieden“, so Haas.