Berlin, 11.12.2017 – Dank FP Mentana-Claimsoft gehören kilometerlange Archivregale in Krankenhäusern künftig der Vergangenheit an. Der Softwarehersteller, der Teil der renommierten Francotyp-Postalia-Gruppe ist, hat in Zusammenarbeit mit dem Spezialisten für Dokumentenmanagement OPTIMAL SYSTEMS eine Lösung zur rechtssicheren Digitalisierung von sensiblen Dokumenten und deren Langzeitarchivierung entwickelt. Gemeinsam mit OPTIMAL SYSTEMS hat FP Mentana Claimsoft die vollständige Installation in den Vincentius-Diakonissen Kliniken Karlsruhe erfolgreich abgeschlossen.
Dokumente platzsparend archivieren mit FP Mentana-Claimsoft
Bei der Behandlung von Patienten im Krankenhaus entstehen tagtäglich viele Dokumente wie Patientenakten, Rechnungen oder Befunde, die lange Zeit aufbewahrt werden müssen und einen hohen Schutzbedarf haben. So fallen allein bei der Aufnahme eines Patienten bis zu 25 Seiten Unterlagen an und Patientenakten müssen ganze 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Archivierung der Dokumente benötigt dadurch viel Platz und nicht selten sind in Krankenhäusern Archivregale von 20 Kilometern Länge zu finden.
FP Mentana-Claimsoft bietet jetzt hierfür die perfekte Lösung: Durch die kombinierte Installation der digitalen Signatursoftware FP-Sign sowie der firmeneigenen Langzeitarchivierungslösung HashSafe nach TR-ESOR zusammen mit dem Dokumenten-Management-System enaio® von OPTIMAL SYSTEMS können Krankenhäuser hoch schutzbedürftige Dokumente künftig problemlos rechtssicher digitalisieren und dauerhaft archivieren und Papierdokumente im Anschluss vernichten. Da sie bei der digitalen Archivierung kein Regal-, sondern nur noch Speicherplatz benötigen, ist diese Form der Dokumentenaufbewahrung äußerst platzsparend. Ein weiterer Vorteil der digitalen Langzeitarchivierung ist, dass die Dokumente deutlich besser auffindbar sind und zeitsparend nach Informationen durchsucht werden können.
„Ein wichtiger Teil der Abwicklung war neben der kompetenten Beratung in den Bereichen der Prozesse und der grundlegenden technischen Richtlinien TR-RESISCAN und TR-ESOR, dass die Nutzung der empfohlenen Software in Kombination mit enaio® den Einsatz in den unterschiedlichsten Prozessen der Kliniken ermöglicht“, sagt Dr. Gunther Fritzer, Leiter IT & Prozessmanagement der ViDia Christliche Kliniken Karlsruhe zu dem Projekt.
Rechtssicherheit für die digitale Langzeitarchivierung
Für die rechtssichere, digitale Langzeitarchivierung erhält das Dokument durch die Signaturprodukte von Mentana-Claimsoft eine qualifizierte elektronische Signatur. Dies geschieht mithilfe einer von der Bundesdruckerei hergestellten elektronischen Siegelkarte nach europäischer Signaturverordnung eIDAS. Sie schließt eine Veränderung oder Fälschung des Dokuments aus.
„Die Erfordernisse im Projekt, wie die zeitnahe elektronische Signatur aller Massenscan-Dokumente nach TR-RESISCAN und der Signatur der in enaio® eingescannten Rechnungen und anderer Dokumente sowie zahlreiche weitere Vorgaben wie z.B. die Resignatur, haben wir durch die Kooperation zwischen Mentana-Claimsoft und OPTIMAL SYSTEMS sehr gut erfüllt“, sagt Ina Gellner, Partnermanagement und Consulting bei der Mentana-Claimsoft GmbH.
Wichtiger Bestandteil des Projekts war auch die Beratung seitens der Signatur-Spezialisten Mentana-Claimsoft hinsichtlich geeigneter Signatur-Tools. Da digitale Signaturen nur eine begrenzte zeitliche Gültigkeit haben, müssen diese immer wieder erneuert werden. Hierfür sorgt die Langzeitarchivierungslösung HashSafe, eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nach TR-ESOR zertifizierte ArchiSig-konforme Komponente. Die Software erstellt für die Dokumente tage-, monats- und jahresweise Hashwerte, die in einem Hash-Baum gesichert werden. Endet die Gültigkeit eines Verschlüsselungsalgorithmus, erneuert die Software automatisiert sämtliche Hashwerte und versieht die gebündelten Dokumente mit einem neuen Zeitstempel. All dies geschieht innerhalb des Dokumenten-Management-Systems enaio® von OPTIMAL SYSTEMS, das durch seine lückenlose Nachvollziehbarkeit die Revisionssicherheit der Dokumente garantiert. Hierdurch wird die dauerhafte, rechtskonforme Archivierung der digitalisierten Dokumente wie beispielsweise Krankenhausakten gewährleistet und ihr Beweiswert bleibt erhalten.
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Über Francotyp-Postalia
Der international agierende börsennotierte FP-Konzern mit Hauptsitz in Berlin ist Experte in der analogen und digitalen Postbearbeitung und Marktführer in Deutschland. Mit den Geschäftsbereichen Frankier- und Kuvertiermaschinen, digitale Lösungen sowie Outsourcing und Services bietet der FP-Konzern Unternehmen und Behörden innovative Produkte und Gesamtlösungen für die sichere Briefkommunikation sowie individuelle Briefdienstleistungen und erzielte 2016 einen Umsatz von über 200 Mio. Euro. Aus seiner mehr als 90-jährigen Unternehmensgeschichte heraus verfügt Francotyp-Postalia mit seinen zehn Tochtergesellschaften über eine einzigartige Mischung aus gewachsener Kompetenz bei der Postbearbeitung und digitalem Know-how. In vielen Industrieländern ist das Unternehmen mit eigenen Niederlassungen präsent und besitzt bei Frankiermaschinen einen weltweiten Marktanteil von mehr als zehn Prozent. Weitere Informationen finden Sie unter www.fp-holding.com.
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