DE-MAIL braucht funktionierende Prozesse

Birkenwerder, 19.11.2014

Wie können wir die De-Mail sinnvoll in bestehende Arbeitsabläufe integrieren – und wie lassen sich unsere Prozesse auf diese neue Form der digitalen Kommunikation zuschneiden? Diese Fragen kristallisierten sich am vergangenen Donnerstag schnell als wichtigstes Diskussionsthema des Forums „De-Mail Direkt“ heraus. Zu der Veranstaltung in der Berliner Bauakademie waren rund 40 Fachleute aus Verwaltung und Wirtschaft gekommen, um sich auf praktischer Ebene über ihre Erfahrungen und Fragen rund um De-Mail und damit verbundene Geschäftsprozesse auszutauschen. Zum Event geladen hatte De-Mail-Anbieter FP Mentana-Claimsoft, ein Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG (FP)

Bedarf nach praktischem Austausch

„Die offenen Gesprächsrunden haben mehr als deutlich gezeigt, dass es großen Bedarf nach einem intensiven Austausch zu dem Thema auf praktischer Ebene gibt“, erklärt FP-Vorstand Thomas Grethe. „Wo stehen Sie gerade mit Ihrem De-Mail-Projekt? Wie gehen Sie die Umsetzung an? Das sind die Themen, die die Teilnehmer aktuell umtreiben.“ Demnach wünschen sich Behörden und Unternehmen nicht nur Unterstützung bei der Einrichtung der De-Mail selbst – sondern vor allem auch bei deren Einbindung in ihre bestehenden Prozesse. Schließlich ist es mit der reinen Eröffnung eines De-Mail-Zugangs nicht getan. Wer De-Mails erhält, muss diese adäquat weiterverarbeiten oder zum Beispiel auch beweiswerterhaltend digital archivieren können.

Dueck: De-Mail muss einfach sein

Keynote-Speaker bei „De-Mail Direkt“ war der frühere IBM-Querdenker und Philosoph Prof. Dr. Gunter Dueck. Bei der Umsetzung von Innovationen empfiehlt er, ein „naives Unternehmerbewusstsein zu entwickeln und einfach drauf loszugehen.“ In seiner Rede betonte er, dass die De-Mail so einfach wie möglich gemacht werden sollte, so dass die Menschen Lust darauf haben, das Angebot zu nutzen.

„Die De-Mail wurde entwickelt, um Behörden, Unternehmen und Bürgern das Leben leichter zu machen“, sagt Grethe weiter. „Wer sich mit dem Thema auseinandersetzt, muss sich deshalb zuerst fragen: Welche Abläufe können wir per De-Mail vereinfachen? Wie müssen wir unsere Prozesse umgestalten, um das zu erreichen? Da gibt es kein Patentrezept. Jedes Unternehmen und jede Behörde hat natürlich ihre ganz eigenen Arbeitswege. Es lohnt sich, diese genau unter die Lupe zu nehmen und detailliert zu planen, wie sie sich mit der De-Mail sinnvoll vereinfachen lassen. Hier sehen wir unsere Aufgabe und auch unsere Kompetenz. Denn mit mehr als 90 Jahren Erfahrungen in Post- und Dokumentenprozessen haben wir eine solide Basis an Know-How.“

E-Government-Gesetz verpflichtet zur Umsetzung

Anlass der Veranstaltung waren die Umsetzungspflichten aus dem E-Government-Gesetz: Demnach müssen Bundesbehörden innerhalb eines Kalenderjahres per De-Mail erreichbar sein – sobald das zentral für die Bundesverwaltung angebotene IT-Verfahren seinen Betrieb aufgenommen hat, über das De-Mail-Dienste für Bundesbehörden angeboten werden. Im Rahmen des Forums „De-Mail-Direkt“ erklärte Dr. Jens Dietrich vom Bundesinnenministerium, dass dieses zentrale Gateway bis Ende des Jahres in Betrieb genommen werden soll – entsprechend müssten Bundesbehörden bis Ende 2015 einen De-Mail-Zugang eröffnen. In der Wahl des Anbieters sind sie dabei frei.

„Mein Eindruck ist, dass die kritische Masse für den übergreifenden Einsatz der De-Mail im Moment noch nicht erreicht ist – aber wir sind auf einem guten Weg“, sagte Brigitte Nowka von der Stadt Köln während der Veranstaltung. Sie zeichnet verantwortlich für ein Pilotprojekt zur Bildübermittlung per De-Mail, das die Städte Köln und Göttingen sowie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zurzeit gemeinsam mit der FP Mentana-Claimsoft durchführen. „Ich gehe davon aus, dass die De-Mail einen weiteren Schub bekommt, wenn die E-Government-Gesetze für die Länder vorliegen“, so Nowka abschließend.