Francotyp-Postalia erzielt Ergebnis auf Vorjahresniveau in den ersten neun Monaten 2023
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Bremen bietet einige Superlative: Der Stadtstaat ist das kleinste Bundesland Deutschlands. Er ist Heimat des beliebtesten Biers (Becks) und eines der größten Sportvereine des Landes (Werder Bremen). Und: Die „kleinste AOK der Welt“ ist dort ebenfalls zu Hause. Sie stellt ihre Verwaltung gerade auf ein digitales Dokumentenmanagement um, wie Dominik Dohr, Teamleiter der Softwarebetreuung, erläutert.
Aber auch in der kleinsten AOK der Welt ist an einem Mittwochmorgen viel los: Versicherte geben Briefe ab, das Telefon klingelt, der Andrang am Empfangstresen reißt nicht ab. 255.000 Menschen sind in Bremen und Bremerhaven bei der traditionsreichen Krankenkasse versichert und das bedeutet: Pro Tag kommen 5.000 bis 6.000 Briefe an, die ab 6.30 Uhr am Morgen von über 700 Mitarbeitern bearbeitet werden. Für die Bremer stand fest: Es ist an der Zeit für eine professionelle Umstellung auf digitale Kommunikationsprozesse – denn vergleichsweise klein sein heißt keineswegs, der Entwicklung hinterherzurennen.
Die AOK Bremen/Bremerhaven entschied sich im Bereich der rechtssicheren Digitalisierung für eine Zusammenarbeit mit der FP Digital Business Solutions GmbH, einer hundertprozentigen Tochter des weltweit tätigen FP Konzerns. Das Ziel: Die internen Prozesse sollten schneller, der Kundenservice besser und die umfangreichen Aktenarchive digitalisiert werden. „Wir haben mehrere Anbieter auf Qualität und Preis geprüft, um diese Ziele zu erreichen“, erinnert sich Dohr. Es waren das umfassende Beratungspaket und die vorhandene BSI-Zertifizierung, die ihn davon überzeugten, sich für den Berliner Kommunikationsspezialisten zu entscheiden. Das Paket beinhaltete die Planung der Scanstation ebenso wie die Kontrolle der einzelnen Maßnahmen bis hin zu der hochwertigen Verfahrensdokumentation für die Zertifizierung zur TR-RESISCAN. „Unsere Arbeit beschränkt sich nicht auf die Erstellung von Konzepten und Überprüfung von Dokumentationen und Verarbeitungsprozessen, wir begleiten unsere Kunden bis zur bestandenen Konformitätsprüfung und später bis zur Zertifizierung nach BSI Richtlinie TR-03138“, erklärt Stephan Vanberg, FP Geschäftsführer.
Nach einer ausführlichen Konzeptions- und Vorbereitungsphase fiel dann endlich der Startschuss für die digitalen Prozesse – ein spannender Moment für den IT-Experten Dohr, der sich gemeinsam mit seinem 20-köpfigen Team über die gelungene Umstellung freut. Neben der Beleglesesoftware Kofax sind nun die Signaturlösung AutoSigner, AutoVerifier und die Langzeitarchivierungslösung HashSafe im Einsatz, die eine fälschungssichere Speicherung von Unterlagen und damit Rechtssicherheit gewährleisten. Sie lassen sich problemlos integrieren und garantieren eine sichere digitale Verarbeitung. Sendet ein Versicherter z.B. eine Geburtsurkunde an die Krankenkasse, wird sie gescannt, automatisch als Geburtsurkunde erkannt, vom Scanmitarbeiter mit einer persönlichen Massensignaturkarte nach BVA Leitlinie signiert und in die digitale Akte gelegt – und auf diese Akte haben alle relevanten Abteilungen Zugriff. Zusätzlich zum Posteingang wurde auch der Postversand digitalisiert – alles zusammen eine große Entlastung für die Sachbearbeiter der Krankenkasse: Postsichtung, -sortierung, -ablage, Kuvertieren und den Transport in die Poststelle entfallen. Der Effekt sei enorm, so Dohr, durch die neuen Prozesse habe sich auch der Teamgeist verändert. „Früher hatte jeder seine eigene Akte und wir hatten eine Art „Abteilungsdenken“. Heute, wo wir alle auf dieselben Informationen zugreifen, betrachten wir den Versicherten ganzheitlich.“ Hinzu kommt: Die Originalpapiere müssen nicht mehr aufbewahrt werden, die Zeit der großen Print-Archive sind vorbei.
Die börsennotierte Francotyp-Postalia Holding AG mit Sitz in Berlin ist die Holdinggesellschaft der weltweit tätigen FP-Gruppe (FP). FP ist ein Experte für Lösungen, die das Büro- und Arbeitsleben einfacher und effizienter machen. FP hat die folgenden Geschäftsbereiche: Digital Business Solutions (DBS), Mailing, Shipping & Office Solutions (MSO) sowie Mail Services. Im Geschäftsbereich Digital Business Solutions verbessert FP die Geschäftsprozesse seiner Kunden mit Lösungen für Dokumenten-Workflow-Management, Business Process Management & Automation sowie Versandmanagement & Logistik. Im Geschäftsbereich Mailing, Shipping & Office Solutions ist FP der weltweit drittgrößte Anbieter von Mailingsystemen und Marktführer in Deutschland, Österreich, Skandinavien und Italien. FP ist in 15 Ländern mit eigenen Tochtergesellschaften und in vielen weiteren Ländern mit einem eigenen Händlernetz vertreten. Im Geschäftsbereich Mail Services bietet FP die Konsolidierung von Geschäftspost an und gehört zu den führenden Anbietern in Deutschland. Im Jahr 2022 erwirtschaftete FP einen Umsatz von mehr als 250 Mio. Euro.
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