Gesetzeskonformes Verfahren ermöglicht Unternehmen und Behörden das sichere Digitalisieren von Original-Dokumenten
FP freesort, ein Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG, kann ihren Kunden ab sofort ein gesetzeskonformes Verfahren zum sogenannten „Ersetzenden Scannen“ anbieten. Das bestätigte ihr der VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) mit der offiziellen Überreichung des VOI-CERT-Zertifikats „TR-RESISCAN ready“ im Rahmen der Fachmesse „IT & Business“ in Stuttgart.
Technische Richtlinie definiert Anforderungen
„Ersetzendes Scannen“ bedeutet, dass Papierunterlagen – etwa eingehende Briefe – nach einem vorgegebenen Verfahren gescannt und dann vernichtet werden können, wobei das digitale Dokument künftig als Original gilt. Unternehmen und Behörden können auf diese Weise Platz im Archiv sparen und die Dokumente besser in ihre digitalen Arbeitsprozesse integrieren. Die gesetzlichen Anforderungen hierfür sind in der technischen Richtlinie TR-RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) [KM3] definiert.
An diesen Anforderungen orientiert sich die Zertifizierung „TR-RESISCAN ready“ des VOI, die FP freesort nun erhalten hat. Sie bestätigt der FP-Tochter eine TR-RESISCAN-konforme Verfahrensdokumentation und Durchführung von Scanvorgängen. „Wir gratulieren freesort zum erfolgreichen Abschluss des Zertifizierungsvorhabens und freuen uns über diesen weiteren Beitrag zur Steigerung der Qualität im Markt“, erklärt Peter J. Schmerler, Geschäftsführer des VOI.
Ergänzender Service
Als Briefkonsolidierer sammelt FP freesort täglich deutschlandweit die Geschäftspost vieler Behörden und Unternehmen ein und ermöglicht ihnen dank Großkundenrabatten Einsparungen beim Porto. Mit dem Einscannen eingehender Post richtet das Unternehmen nun einen ergänzenden Service für seine Kunden ein. Die VOI-CERT-Zertifizierung, die für die Zentrale des Unternehmens in Langenfeld im Rheinland gilt, ist ein wichtiger Schritt in diese Richtung. „Mit unserem TR-RESISCAN-konformen Scanprozess adressieren wir nun zunächst kleine und mittlere Unternehmen, die einfach zu wenig Platz für ihr Papier haben. Ihnen eröffnen wir sichere und effiziente Kommunikationswege im digitalen Raum“, erklärt FP-freesort-Geschäftsführer Martin Swart. „Die Dokumente scannen wir zudem nicht nur ein, sondern extrahieren und klassifizieren die Inhalte nach den Vorgaben unserer Kunden – das spart Aufwände, so dass sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.“
Um das Zertifikat zu erhalten, musste die FP freesort eine Reihe von Kriterien erfüllen. Dazu gehören eine detaillierte Verfahrensdokumentation und Darstellung der IT-Systeme genauso wie die Vollständigkeit, Manipulationsfreiheit und Integrationssicherheit der Dokumente. Auch vordefinierte Arbeitsabläufe und ein begleitendes Qualitätsmanagement sind Teil des Anforderungskatalogs.
Während des gesamten Zertifizierungsverfahrens stand ihr dabei die FP Mentana-Claimsoft beratend zur Seite. Das auf IT-Sicherheit spezialisierte Schwesterunternehmen der FP freesort wurde 2014 vom BSI nach TR-RESISCAN zertifiziert und berät Organisationen heute zum gesetzeskonformen, ersetzenden Scannen. Die Einhaltung aller Anforderungen wurde von einem VOI-CERT-Auditor überprüft und abschließend von einem Zertifizierungsausschuss bestätigt.
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