Privacy policy 

for the website

We take the protection of your personal information seriously and want you to feel safe when you visit the Francotyp-Postalia website. For this reason, we respect your privacy.

When processing your personal information, the protection of your privacy is an important priority for us. We process personal data that is gathered when you visit our websites in accordance with statutory requirements that apply in the countries in which the respective websites are administered. Our websites may contain links to other websites that lie outside the area of responsibility of Francotyp-Postalia and to which this privacy policy does not apply.

Collecting and processing personal data:

When you visit our websites, service providers that are also subject to data protection requirements will normally record the name of your internet service provider, the website from which you visit us, the pages you visit on our websites and the date and duration of your visit. We use “cookies” to track visitor preferences and to make it as convenient as possible to use our website. To do this, we use Google Analytics. If you do not want your data to be tracked when you visit our website, you can opt out beforehand here. In addition, personal data will only be stored if you explicitly provide it, for example, in a contact request.

Datenschutzerklärung für die Nutzung von Google Analytics:

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. (“Google”). Google Analytics verwendet sog. “Cookies”, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IPAnonymisierung auf dieser Webseite wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IPAdresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Datenschutzerklärung für die Nutzung von Google Conversion Tracking

Diese Webseite nutzt ferner das Google Conversion Tracking. Dabei wird von Google Adwords ein Cookie auf Ihrem Rechner gesetzt, sofern Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Webseite gelangt sind. Diese Cookies verlieren nach 30 Tagen ihre Gültigkeit und dienen nicht der persönlichen Identifizierung. Besucht der Nutzer bestimmte Seiten der Webseite des AdWords-Kunden und das Cookie ist noch nicht abgelaufen, können Google und der Kunde erkennen, dass der Nutzer auf die Anzeige geklickt hat und zu dieser Seite weitergeleitet wurde. Jeder AdWords- Kunde erhält ein anderes Cookie. Cookies können somit nicht über die Webseiten von AdWords-Kunden nachverfolgt werden. Die mithilfe des Conversion-Cookies eingeholten Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken für AdWords-Kunden zu erstellen, die sich für Conversion-Tracking entschieden haben. Die AdWords- Kunden erfahren die Gesamtanzahl der Nutzer, die auf ihre Anzeige geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden. Sie erhalten jedoch keine Informationen, mit denen sich Nutzer persönlich identifizieren lassen. Wenn Sie nicht an dem Tracking-Verfahren teilnehmen möchten, können Sie auch das hierfür erforderliche Setzen eines Cookies ablehnen – etwa per Browser-Einstellung, die das automatische Setzen von Cookies generell deaktiviert. Sie können Cookies für Conversion-Tracking auch deaktivieren, indem Sie Ihren Browser so einstellen, dass Cookies von der Domain „googleadservices.com“ blockiert werden.

Datenschutzerklärung für die Nutzung von Facebook-Plugins

Auf unseren Seiten sind Plugins des sozialen Netzwerks Facebook (Facebook Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, California, 94025, USA) integriert. Die Facebook- Plugins erkennen Sie an dem Facebook-Logo oder dem “Like-Button” (“Gefällt mir”) auf unserer Seite. Eine Übersicht über die Facebook-Plugins finden Sie hier: http://developers.facebook.com/docs/plugins/. Wenn Sie unsere Seiten besuchen, wird über das Plugin eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt. Facebook erhält dadurch die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Seite besucht haben. Wenn Sie den Facebook “Like-Button” anklicken während Sie in Ihrem Facebook-Account eingeloggt sind, können Sie die Inhalte unserer Seiten auf Ihrem Facebook-Profil verlinken. Dadurch kann Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Facebook erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von facebook unter http://dede. facebook.com/policy.php

Wenn Sie nicht wünschen, dass Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Facebook-Nutzerkonto zuordnen kann, loggen Sie sich bitte aus Ihrem Facebook- Benutzerkonto aus.

Datenschutzerklärung für die Nutzung von Twitter

Auf unseren Seiten sind Funktionen des Dienstes Twitter eingebunden. Diese Funktionen werden angeboten durch die Twitter Inc., Twitter, Inc. 1355 Market St, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA. Durch das Benutzen von Twitter und der Funktion “Re-Tweet” werden die von Ihnen besuchten Webseiten mit Ihrem Twitter- Account verknüpft und anderen Nutzern bekannt gegeben. Dabei werden auch Daten an Twitter übertragen.

Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Twitter erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Twitter unter http://twitter.com/privacy.

Ihre Datenschutzeinstellungen bei Twitter können Sie in den Konto-Einstellungen unter http://twitter.com/account/settings ändern.

Nutzung persönlicher Daten und Zweckbindung:

Wir nutzen Ihre persönlichen Daten zu Zwecken der technischen Administration der Webseiten, zur Kundenverwaltung und für das Marketing, sofern Sie dies durch Ihre Angaben auf unserer Website ausdrücklich billigen (ein Beispiel ist der Francotyp-Postalia Newsletter).

Use of personal data and purpose:

We use your personal data for the technical administration of the websites, for customer administration and for marketing, insofar as you have expressly permitted such use by entries made on our website (an example being the Francotyp-Postalia newsletter).

Privacy and data protection at iab GmbH

The protection of privacy and data integrity is a top priority of our customer care policy and is a basic prerequisite for the provision of our services.

In our capacity as a supplier of data processing systems and a postal service provider (certified software, printing and delivery service provider for Deutsche Post AG) and, above all, as a service provider to the public sector, i.e. to the state, we are bound by the strictest requirements regarding privacy and data protection.

This includes an unlimited undertaking under the data-privacy provisions of section 5 of the German Federal Data Protection Act (BDSG) to facilitate inspections by officials from the German federal data-protection authorities and the German post office (Deutsche Post AG) and to maintain the privacy of correspondence of Deutsche Post AG under the terms of section 39 of the German Postal Services Act (PostG) and as a service provider for public bodies at municipal, regional and national levels, such as the electoral and regional tax offices.

Our experience in handling “sensitive” data is based on close cooperation with numerous household names from the industrial and commercial sectors, utility providers and waste management companies, companies in the insurance sector, financial service providers, travel and logistics companies, associations, societies and public institutions. Applications such as postal delivery orders (PZA/PZU), polling cards, income tax certificates, account statements, pay slips, collection letters, invoices and reminders are just a few examples.

Data security is guaranteed by firewalls, anti-virus applications, server and system monitoring, fully automated data backups on separate servers carried out several times a day and the deletion of delivery data/documents once production is complete in accordance with section 5 of the German Federal Data Protection Act (BDSG). Access to security-relevant zones is controlled by personalised smart cards issued to staff. Security guards, emergency power, warning and alarm systems, and CCTV monitoring of buildings and production centres round out our security measures and requirements.

Data is transmitted to our production centres (or hybrid partners) automatically and in encrypted form. User intervention is not possible during production as the data is not accessible to staff involved in letter production. Furthermore, all employees of iab must sign a written undertaking to abide by the statutory provisions of section 5 of the German Federal Data Protection Act (BDSG) and to maintain the privacy of communication by post and telecommunications in accordance with section 39 of the German Postal Services Act (PostG). They are forbidden to process, use or make personal data available in any form to third parties without authorisation.

Once production is complete and the anonymised data has been transferred to the billing programme, all data transmitted is immediately deleted. Addresses of letter recipients are stored for a limited time to facilitate the creation of the letters, are not passed to third parties and are protected against unauthorised access.

Our privacy obligations and regulations in detail

1. Personal data

On specific pages of our website, we provide the option of making contact with us. In order to process your inquiry, iab - internet access GmbH must be permitted to record and store your personal data. The data transmitted to us in this context will be used only for the purpose for which it was provided. Your details will not be passed to third parties unless you have expressly agreed to this or if we are legally obliged to do so. In all other cases, the statutory data protection provisions and the procedures outlined below shall apply:

2. Online data transmission/data security

Data is automatically transmitted online and in encrypted form to the production centre. User intervention is not possible during production. The data is not accessible to staff involved in letter production and is protected by the statutory provisions in accordance with section 5 of the German Federal Data Protection Act (BDSG) and the privacy of communication by post and telecommunications in accordance with section 39 of the German Postal Services Act (PostG). Once production is complete and the anonymised data has been transferred to the billing programme, all letter data transmitted is immediately deleted. Addresses of letter recipients are stored for a limited time to facilitate the creation of the letters, are not passed to third parties and are protected against unauthorised access. Data security is guaranteed by firewalls, anti-virus applications, server and system monitoring, fully automated data backups on separate servers carried out several times a day and the deletion of delivery data/documents once processing is complete in accordance with section 5 of the German Federal Data-Protection Act (BDSG). Access to security-relevant zones is controlled by personalised smart cards issued to staff. Security guards, emergency power, warning and alarm systems, and CCTV monitoring of buildings and production centres complete our security measures and requirements.

3. Privacy obligations and regulations

The service provider responsible for data processing and production, iab - internet access GmbH – partner of Deutsche Post AG, is bound by the data protection requirements and statutory provisions in accordance with section 5 of the German Federal Data-Protection Act (BDSG) to facilitate inspections by officials from the German federal data-protection authorities and the German post office (Deutsche Post AG) and to maintain the privacy of correspondence of Deutsche Post AG under the terms of section 39 of the German Postal Services Act (PostG) and must also comply with the data protection regulations that apply to public bodies, such as the regional tax offices. All employees of iab - internet access GmbH must provide an unlimited undertaking in writing to preserve the confidentiality of data in accordance with section 5 of the German Federal Data-Protection Act (BDSG). They are forbidden to process, use or make personal data available in any form to third parties without authorisation.

Furthermore – in compliance with the formal obligation under the Act on the Obligations of Persons Not Employed by the State (“Verpflichtungsgesetz”) and BDSG – the following statutory provisions and duties are fulfilled:

Section 1 of the Act on the Obligations of Persons Not Employed by the State of 2 March 1974 (BGBII p.547) and in accordance with section 5 of the of the German Federal Data Protection Act of 20 December 1990 on the diligent performance of their duties under the terms of

  • Section 133 paragraph 3 breach of safekeeping duty
  • Section 203 paragraphs 2, 4, 5 Violation of private secrets
  • Section 204 Exploitation of the secrets of another
  • Sections 331, 332 Taking bribes and Taking bribes meant as an incentive to violating one’s official duties
  • Section 355 Violation of the tax secret

Separate data protection agreements may be concluded on request. Sample agreements and individual data protection obligations, certificates confirming the status of solution partner and service partner of Deutsche Post AG and additional agreements may also be requested. In response to current events, such as an amendment to the German Federal Data Protection Act, we reserve the right to update this privacy policy as and when required.