Facts, März 2011. "Im Alltag bewährt"

Genau seit einem Jahr nimmt FACTS die Frankiermaschine Centormail 150 von Francotyp-Postalia in einem Langzeittest unter die Lupe. Seit März 2010 setzt die Sparkasse Neuss das System für seine Postbearbeitung ein. Zeit, um ein Resümee zu ziehen ...

Mit ihren mehr als 600.000 Kunden zählt die Sparkasse Neuss zu den größten Geldinstituten im Rheinland. Entgegen dem allgemeinen Trend hat die klassische Briefpost für die Sparkasse für die Korrespondenz mit ihren Kunden nach wie vor eine sehr hohe Bedeutung. Grund genug für die FACTS-Redaktion zu beobachten, wie sich das in der Poststelle verwendete Frankiersystem Centormail 150 von Francotyp-Postalia im Arbeitsalltag schlägt.

Im März 2010 wurde die Frankiermaschine neu angeschafft. Seitdem hat das System das enorme Volumen von fast einer halben Million Frankierabdrucken absolviert. Das Bemerkenswerte: In den zwölf Monaten kam es nicht zu einem einzigen Störfall. „Nachdem die Techniker das Frankiersystem installiert haben, kam es danach einmal zu einem Fine-Tuning, in dem es darum ging, einige individuelle Einstellungen an der Maschine vorzunehmen“, sagt Thomas Lebioda, Gruppenleiter Expedition bei der Sparkasse Neuss. „Aber einen wirklichen Ausfall der Maschine hatten wir nicht ein einziges Mal.“

Dabei wäre die Sparkasse für den Fall der Fälle durchaus gerüstet. Der mit dem Kundendienst von Francotyp-Postalia abgeschlossene Servicevertrag „Sorglos Paket“ beinhaltet eine garantierte Reaktionszeit eines Technikers innerhalb von 24 Stunden. Zudem sind sämtliche Reparaturkosten sowie die Kosten für Ersatz- und Verschleißteile eingeschlossen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Wartung des Systems: „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine regelmäßig gewartete Maschine zwischen den Wartungsintervallen keine Defekte hat. Aus diesem Grunde legen wir großen Wert darauf, dass die Servicetechniker die Maschine regelmäßig unter die Lupe nehmen und vorbeugende Maßnahmen treffen, um einen Ausfall zu vermeiden“, sagt Lebioda.

Entsprechend zuverlässig laufe das Frankiersystem bei der Bearbeitung der täglichen Ausgangspost. Angesichts eines Aufkommens von täglich bis zu 2.000 Briefen in verschiedenen Formaten kommt den Mitarbeitern der Poststelle die Geschwindigkeit der Maschine zugute, die pro Minute 150 Briefe verarbeitet. Mit zwei Tastendrucken lassen sich die am häufigsten genutzten Grundfunktionen über das übersichtliche Display ansteuern.

Dank des vertikalen Frankierguttransports ist die zeitsparende stapelweise Verarbeitung der Sendungen möglich. Aufgrund einer Durchlassstärke von 20 mm können auch ausführliche Geschäftsberichte schnell frankiert werden, ohne dass der Einsatz von Frankier-Klebestreifen nötig wird. Auch die Anschaffung der optionalen Staffelablage hat sich gelohnt, wie Lebioda erläutert: „Durch die Auffächerung der frankierten Briefe lassen sich die Kuverts problemlos entnehmen und Frankierabdruck kann stets kontrolliert werden.“ Ebenso zu schätzen gelernt haben die Mitarbeiter der Poststelle die bequeme Portoaufladung über das Internet. „Die Modem-Anbindung hat den positiven Nebeneffekt, dass Portotarife automatisch geändert werden. Dadurch ist das Risiko falsch zu frankieren, quasi ausgeschlossen“, sagt Lebioda.

Ein weiteres wichtiges Kriterium: Die Centormail 150 erlaubt die Nutzung der FRANKITFunktion „Premiumadress“. Mithilfe dieser Lösungen lassen sich wertvolle Informationen über nicht zustellbare Adressen – im Fachjargon „Redressen“ – für den Absender sammeln und auswerten. Dadurch bietet sich die Möglichkeit, unzustellbare Briefe zurückzuliefern und der Absender erhält komfortable Tabellendateien, in denen sowohl die alte als auch die neue Adresse des Empfängers hinterlegt ist, sofern beide bekannt sind. Die Centormail 150 ist in der Lage, mithilfe eines gedruckten Codes auf dem Umschlag einer Leseanlage oder dem Postboten auf der letzten Meile mitzuteilen, wie er mit der unzustellbaren Sendung umgehen soll. „Dadurch bleiben unsere Kundenadressen in einem konstant gut gepflegten Zustand“, erläutert Lebioda den Vorteil dieser Anwendung.

PORTORABATTE

Auch der integrierte Nummerator spielt eine wichtige Rolle. Hintergrund: Für den Postleitzahlen-Bereich 41 werden die Briefe sortiert und mithilfe der Centormail 150 durchgehend nummeriert und direkt in ein Briefzentrum der Deutschen Post AG abgeliefert. Das sichert der Sparkasse Neuss im Gegenzug attraktive Portorabatte. Darüber hinaus konsolidiert das FP-Schwesterunternehmen Freesort einen weiteren Teil der Ausgangspost, wodurch sich weitere Einsparungen erzielen lassen.

Seit der Anschaffung der Centormail 150 konnte die Poststelle ihre Leistungsfähigkeit und Flexibilität insgesamt beträchtlich erhöhen. Seitdem zusätzlich eine Kuvertiermaschine von Francotyp-Postalia angeschafft wurde, ist die Poststelle in der Lage, auch sehr aufwendige Mailing-Aktionen mit bis zu 20.000 Briefen in Eigenregie zu übernehmen. „Früher haben wir damit externe Dienstleister beauftragt, das ist heute nicht mehr nötig“, sagt Lebioda. Somit bleiben die Postbearbeitungsprozesse komplett im Haus.

Presseartikel zum Download